Gadżety firmowe a koszty uzyskania przychodu – gdzie leży granica między reklamą a reprezentacją?

Końcówka roku to dla wielu firm czas intensywnych zakupów prezentowych, które naturalnie rodzą pytania o możliwość optymalizacji podatkowej. Każdy przedsiębiorca chciałby, aby wydatki na upominki dla kontrahentów pomniejszyły podstawę opodatkowania. Sprawa nie jest jednak tak oczywista, jak mogłoby się wydawać, a kluczem do bezpiecznego rozliczenia jest właściwe rozróżnienie dwóch pojęć: reklamy oraz reprezentacji. To właśnie na styku tych definicji najczęściej dochodzi do sporów z fiskusem.

Cienka czerwona linia: reklama czy reprezentacja?

Podstawowa zasada mówi, że kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Wydatki na reklamę bezsprzecznie spełniają ten warunek i mogą być w całości zaliczone do kosztów firmowych. Problem pojawia się w momencie, gdy urzędnicy zakwalifikują dany prezent jako koszt reprezentacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o PIT i CIT, wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Choć definicja reprezentacji nie jest wprost wpisana w ustawy, orzecznictwo sądowe i interpretacje podatkowe wskazują, że są to działania zmierzające do wykreowania pozytywnego, ekskluzywnego wizerunku firmy i budowania prestiżu, a nie wprost do zachęcania do zakupu.

Logo jako tarcza podatkowa

W praktyce najskuteczniejszym sposobem na obronienie wydatku jako kosztu reklamy jest opatrzenie wręczanego przedmiotu logotypem firmy. Gadżet reklamowy, taki jak długopis, kubek, powerbank czy kalendarz, który posiada trwałe oznaczenie firmowe, jest traktowany jako nośnik reklamy. Jego zadaniem jest rozpowszechnianie marki i utrwalanie jej w świadomości odbiorcy, co ma bezpośredni związek z potencjalnym przychodem. Jeśli więc kupujesz prezenty świąteczne, zadbaj o to, by znalazło się na nich Twoje logo. Przedmiot anonimowy, nawet drobny, może zostać uznany za prezent o charakterze osobistym, co automatycznie przesuwa go do kategorii reprezentacji, wykluczając z kosztów podatkowych.

Wartość prezentu i skala działania

Oprócz obecności logotypu, istotnym czynnikiem jest wartość przekazywanego przedmiotu oraz skala akcji. Tanie gadżety o masowym charakterze, rozdawane szerokiemu gronu odbiorców (na przykład podczas targów czy wysyłki świątecznej), są bezpiecznym kosztem reklamy. Sytuacja komplikuje się przy prezentach luksusowych. Ekskluzywne pióro, skórzana teczka czy drogocenny zegarek, nawet jeśli posiadają dyskretny grawer z logo, mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. W takich przypadkach fiskus często argumentuje, że dominującą funkcją takiego prezentu jest budowanie prestiżu (reprezentacja), a nie reklama.

Dokumentacja ma znaczenie

Aby bezpiecznie ująć wydatki na gadżety w księgach, niezbędna jest nie tylko faktura zakupowa, ale często także odpowiednie dowodzenie celowości wydatku. Warto zadbać o to, by na fakturze widniała precyzyjna nazwa towaru sugerująca jego reklamowy charakter lub posiadać dowód zamówienia usługi znakowania (grawerowania, nadruku). W przypadku kontroli to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że dany wydatek miał charakter reklamowy, a nie reprezentacyjny. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji i świadomy wybór upominków z logo to najlepsza strategia, by świąteczny gest wobec kontrahenta był także korzystny dla firmowego budżetu.